如何進(jìn)行會展策劃？會展策劃的內(nèi)容與流程

如何進(jìn)行會展策劃？如何進(jìn)行策劃一場展會？會展策劃的內(nèi)容與流程有哪些？策劃一場展覽會需要做很多的準(zhǔn)備工作，并且需注意展會內(nèi)容要切合主題、展會布景要有創(chuàng)意且吸引人的眼球等方面，另外還要為參展者提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)、讓參展者對這場展會感興趣，以此來達(dá)到吸引更多客戶的目的，這樣的話這次展會就算是舉辦成功了。

會展策劃流程8大步驟

步驟一、預(yù)備工作

需要了解主辦方與此次展會涉及的單位與部門、展會是多大規(guī)模、辦展的初步預(yù)算成本（如：展臺建造、交通運(yùn)輸、附屬材料、招商、宣傳費(fèi)用等等）、確定展會的地點(diǎn)以及辦展時間等等，有必要的話還需進(jìn)行市場調(diào)研，提前了解一下行業(yè)的市場發(fā)展如何并做出分析與預(yù)測，再一一做好記錄比較有利于接下來制定各個計劃與設(shè)計好展會的主題。

步驟二、選主題

需根據(jù)展會的實(shí)際情況制定一個招展與進(jìn)程計劃，這樣可以使展會進(jìn)程變得更加順利、也有助于合理安排展會召開時間，而制定好現(xiàn)場管理計劃主要是為了在開展期間維持好館內(nèi)秩序、避免發(fā)生其他意外，除此之外還需要設(shè)計制定出一個思路鮮明、通俗易懂的切合展會內(nèi)容的主題，另外還要做好宣傳推廣工作，以此來吸引參展方與客戶的注意，這點(diǎn)也比較重要。

步驟三、安排人員

首先要挑選并分配好在開展期間做前臺與場地接待、酒店接待、交通運(yùn)輸、現(xiàn)場協(xié)調(diào)管理等工作的人員，在開展前先要訓(xùn)練好員工、挑起員工工作的積極性，避免在開展期間因服務(wù)人員的失誤導(dǎo)致發(fā)生意外，另外還需要提前制作好詳細(xì)全面的參展說明書，其中包括寫有參展規(guī)則的說明、展會主題介紹、展會地點(diǎn)與召開時間等必要內(nèi)容，在正式開展前發(fā)放給參展商與觀眾，以作指引作用。

步驟四、場地安排

展會布景最好要有創(chuàng)意，且顏色設(shè)計等細(xì)節(jié)方面盡量換新，要達(dá)到吸引參展者眼球與注意力的目的，展會場地的也要根據(jù)其面積大小做合理安排，這些工作完成后還需在開展前檢查確定場館內(nèi)所有例如交通、娛樂等設(shè)施是否齊全且能正常運(yùn)行，再檢查水電供應(yīng)方面是否正常、展會場館內(nèi)衛(wèi)生方面是否合格，以達(dá)到萬無一失的目的。

步驟五、發(fā)邀請函

確定一遍要參加展會及開幕式的參展商、新聞媒體記者、貴賓與觀眾等人員的名單，然后將展會的邀請函寄給招展對象，接著確定展會布展工作與場地搭建工作完成后，在開幕式開始前審核一下主持人與嘉賓的講話內(nèi)容稿，避免開幕式召開時出現(xiàn)差錯，等短暫的開幕式結(jié)束后，帶領(lǐng)參展嘉賓與講解人員進(jìn)入展館內(nèi)即可。

步驟六、做好統(tǒng)計

在展會順利召開期間要統(tǒng)計一下參觀展會的人數(shù)并進(jìn)行分類，再統(tǒng)計一下辦展的支出成交額，做好協(xié)調(diào)工作并根據(jù)參展者的身份定時發(fā)放展會會刊與廣告贈品等，積極為企業(yè)服務(wù)，最后再認(rèn)真聽取參展方代表對于展會的意見建議等，吸取經(jīng)驗(yàn)并分析思考下次舉辦展會并進(jìn)行策劃時該如何做出改進(jìn)。

步驟七、維護(hù)秩序

如果參展人數(shù)很多的話，那么需要要求服務(wù)工作人員在撤展時提前通知并組織安排參展人員依照先后順序安全有序地離開，還需維護(hù)好館內(nèi)秩序避免發(fā)生事故，然后清理好參展品并將其交給參展商妥善保管，記錄參會信息，最后讓工作人員將展臺拆除、做好清掃衛(wèi)生的工作，檢查確定一切展會結(jié)束的清理工作做好后即可。

步驟八、復(fù)盤總結(jié)

做好會后總結(jié)工作比較有利于下次合理辦展，其中包括舉辦展會的可行性報告、展會籌備情況及進(jìn)程、展會主題與內(nèi)容等各方面的評估等等，再思考一下此次展會在哪方面具備優(yōu)勢、哪方面有考慮不周與該改進(jìn)的地方等等，另外下次邀請企業(yè)與參展商參加展會時，還可參考一下本次會后總結(jié)與之前記錄下的參會信息。