對于會展的組織者來說，會展策劃是會展運作的核心環(huán)節(jié);對于參展廠商來說，會展策劃提供的是參展策略和具體計劃。
會展策劃的重要作用主要有以下幾點：
一、戰(zhàn)略指導作用Strategic Guidance
策劃是一種理性思維，以確保未來即將進行的活動有序，有條不紊地按預定的目標進行。它是策劃者為策劃目標進行決策謀劃、探索、設計多種備選方案的過程。決策者以策劃方案為基礎，進行選擇和決斷，從而保證決策的程序化和科學化。
戰(zhàn)略指導作用是指會展策劃能為會展活動的執(zhí)行提供總體的指導思想。
以展覽策劃為例，諸如展覽場地、展會規(guī)模、展會的主題及時間的安排、展會品牌、主要合作伙伴(行業(yè))等方面，在會展策劃方案中都要事先提出詳細的預案 。
二、實施規(guī)劃作用Plement Plan
實施規(guī)劃作用是指會展策劃能為會展活動提供具體的行動計劃。一般說來，會展策劃方案通過之后，在具體的實施過程中可以根據(jù)情況作適當調(diào)整，但會展活動運行的總體思路與要求是不會改變的，策劃案是會展活動實施的主要依據(jù)。
三、進程制約作用
Advancement Restriction
進程制約作用是指會展策劃能安排并制約會展活動的進程。尤其是大的會展活動，所涉及的工作千頭萬結(jié)，在會展活動執(zhí)行的進程中，必須嚴格按照策劃所提出的方案進行工作，這樣才能確保會展活動的順利進行。
四、效果控制作用Controlling Effect
策劃一般會對會展活動發(fā)展的長遠問題或本質(zhì)問題，針對會展環(huán)境的未來變化發(fā)展，進行超前研究，預測發(fā)展趨勢，思考未來發(fā)展問題，以提高會展活動策劃主體適應未來和創(chuàng)造未來的主動性。
效果控制作用是指會展策劃能預測、監(jiān)督會展項目活動的效果。某一會展活動在執(zhí)行過程中是否達到預期的效果，通過對照策劃案的相關要求就能夠清晰地看出。會展策劃一方面能對會展活動的最終完成效果進行控制，另一方面也可以對策劃案本身的可行性、合理性進行檢驗。
五、規(guī)范運作作用legally managed
會展策劃者在進行計劃或規(guī)劃之前，運用科學的策劃運作程序?qū)τ媱澾M行構思和設計，為計劃生成提供智謀，使計劃切實可行，使預算投向可靠。
規(guī)范運作作用是指會展策劃能使會展運作趨于科學、合理、規(guī)范。
