由于會展的類型和層次不同，其辦展主體參差不齊，預算的內(nèi)容、范圍和支出總額有犬壤之別。如奧運會、世博會的主辦者是一個國家，需要舉國參與，投資以億計;而一個產(chǎn)品推介會的主辦者只是單個企業(yè)，花費可以不足萬元。基于會展的復雜性，只能針對各類會展的共性，即舉辦不同類型會展所共同關注的項目進行預算分析。
根據(jù)制定預算的主體不同，可分為組織者預算和參展商預算兩類。下而將分別對這兩類預算的內(nèi)容進行具體分析。
1.會展費用
會展界一般將展覽費用劃為四大類，并根據(jù)不同特點、標準，提出分配比例和備用比例。
作為會展的組織者，會展場地租用和與會人員的住宿問題是一項主要的開支，因此在預算時要注意以下問題:會展地點收費如何計算?是否有淡季折扣?工作日和雙休日是否有區(qū)別?是否需要押金?有哪些附加收費?哪些費用可以延期支付?客房的價格是否穩(wěn)定?是否有免費使用的房間?會展預訂的賓館對遲到的客人如何安置?會展地點接受哪些貨幣?是否可以用信用卡消費?會展場地是否可以預訂?是否要求保險?
會展費用可以參照展覽方案分類逐項安排。預算要列明開支項目、預算額、實際開支額。為了說明特殊情況，可以添加一個備注欄。為了精確控制，有的預算者還列出預算額和實際開支額的差額比例以及占總額的比例，這兩種比例對以后做預算有很大的參考價值。
細致周密的預算可以提高工作質(zhì)量和效益，也可以作為評估的重要標準。成功的會展往往連續(xù)舉辦，因此每次預算都將作為重要的歷史資料，成為以后舉辦會展的參照樣本。
2.會展收益
會展的組織者除了對會展的支出項目進行規(guī)劃，還應該仔細審視收益項目。
當然，有的展會不以贏利為目的，主辦者只要把預算額全部合理支出即可。收益項目的考察和管理，能夠幫助組織者沖銷費用，對整個會展活動進行全面把握。
收益項目的來源比較簡單，主要有以下幾項。
(1)撥款。是一種最簡單的收益來源。
(2)參展商注冊費。參展商為參加會展所支付的攤位及報名費。這類收費額必須經(jīng)過細致精確的計算，保證能夠沖抵組織者在展場預訂、行政及后勤等項目上的支出。否則，參展攤位越多，組織者虧損額越大。
(3)門票收入。門票不僅能為組織者帶來收入，更是一項衡量會展影響力的重要指標。在確定門票金額時，應主要考慮參觀者接受程度。通常，專業(yè)性較強的展會觀眾人數(shù)較少，參觀者中專業(yè)觀眾((professional visitor，從事專業(yè)性展覽會上所展示產(chǎn)品的設計、開發(fā)、生產(chǎn)、銷售、服務的觀眾，以及用戶觀眾)比例較高，對門票價格不敏感，可以收取較高的門票;非專業(yè)性展會觀眾人數(shù)多，有一定的價格敏感性，門票宜定低價;還有一些具有公益性質(zhì)的會展，甚至完全免費對公眾開放。
總之，門票價格的確定以達到預期的觀眾數(shù)量為基本原則。
(4)出售展品、紀念品的收入。對于文化商品交流類的展會，展品、紀念品的銷售是組織者的一項重要收入來源。所出售的展品和紀念品要保證質(zhì)量，其價格要與會展本身的定位協(xié)調(diào)一致，過高的價格影響銷售量，過低的價格則有損會展的品位。
(5)廣告、贊助。這是會展重要的收入來源。如奧運會的主要收入之一就是企業(yè)的贊助和廣告。會展策劃設計的重要內(nèi)容之一，就是通過各種渠道使相關行業(yè)的企業(yè)提前了解會展情況，鼓勵其參展，對著名企業(yè)要特別關注，以爭取它們對會展贊助和在會展中投放廣告。
會展不僅能為組織者帶來利益，還能為會展舉辦地的相關產(chǎn)業(yè)產(chǎn)生巨大的拉動作用。把會展的相關產(chǎn)業(yè)拉動值計入預算，有利于組織者更好地把握會展效益。綜合考慮會展效益.
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