在會(huì)展的相關(guān)活動(dòng)中，專業(yè)研討會(huì)、技術(shù)交流會(huì)、行業(yè)會(huì)議以及產(chǎn)品發(fā)布會(huì)等
是最常見(jiàn)的會(huì)議活動(dòng)。在策劃專題會(huì)議時(shí)關(guān)鍵要掌握策劃要點(diǎn)。
1.專業(yè)研討會(huì)
專業(yè)研討會(huì)是以研究行業(yè)發(fā)展動(dòng)態(tài)為主要內(nèi)容的會(huì)議。其策劃要點(diǎn)有以下幾點(diǎn)。
(1)會(huì)前簡(jiǎn)明扼要地向主要發(fā)言人與主持人介紹相關(guān)情況。
(2)事先設(shè)計(jì)好會(huì)議議程。
(3)邀請(qǐng)知名人士主持討論會(huì)。
(4)使主要發(fā)言人明白你希望他們做什么。
(5)明確討論會(huì)的性質(zhì)。
(6)合理安排討論會(huì)的時(shí)間。
(7)與主持人討論議程要求。
(8)請(qǐng)演講者告訴你他們演講的大致內(nèi)容，并為你提供適當(dāng)細(xì)節(jié).
(9)預(yù)先與主持人討論多少人來(lái)參加專題討論會(huì)最合適。
(10)計(jì)劃最多的互動(dòng)人數(shù)，準(zhǔn)備分會(huì)場(chǎng)。
(11)預(yù)計(jì)要用到的演示設(shè)備。
(12)關(guān)于分發(fā)材料，要讓他們知道你能做到什么，以及什么無(wú)法做到。
(13)如果可能，為專業(yè)研討會(huì)安排一位會(huì)議主席。
有些專業(yè)討論會(huì)，可以通過(guò)圍繞中心議題進(jìn)行互動(dòng)式討論，從而收到良好的
研討效果。不過(guò)，這種專業(yè)討論會(huì)對(duì)組織者的要求較高，在策劃上需注意的要點(diǎn)
有以下幾點(diǎn).
(1)在整個(gè)會(huì)議中最恰當(dāng)?shù)臅r(shí)候安排討論。
(2)確保這個(gè)議程的時(shí)間長(zhǎng)度合適。
(3)考慮多少人參加合適。
(4)明確會(huì)議目標(biāo)。
(5)提供必需的設(shè)備。
(6)安排一位會(huì)議主席或是總結(jié)發(fā)言人來(lái)掌控全程。
(7)用一些刺激手段來(lái)引發(fā)議論，例如一小段錄像。
(8)房間布置要保證能夠進(jìn)行最人規(guī)模的討論。
(9)使討論的結(jié)果有機(jī)會(huì)得以反饋。
2.技術(shù)交流會(huì)
技術(shù)交流會(huì)是以技術(shù)的交流和傳播為主要內(nèi)容的會(huì)議。這類會(huì)議是與會(huì)者就大家共同關(guān)心的領(lǐng)域和能引領(lǐng)合作事業(yè)，或是未來(lái)伙伴關(guān)系的框架進(jìn)行研討。其策劃的要點(diǎn)有以下幾點(diǎn)。
(D考慮合理安排會(huì)議時(shí)間。
(2)不要強(qiáng)擠時(shí)間來(lái)安排活動(dòng)。
(3)事前當(dāng)眾宣傳會(huì)議，要知道這個(gè)機(jī)會(huì)也許還有利于會(huì)議登記。
(4)考慮設(shè)立“交流會(huì)”布告牌。
(5)如果合適，與會(huì)議主席或主持人一起為會(huì)議構(gòu)建框架，推進(jìn)會(huì)議的進(jìn)行。
(6)考慮提供茶點(diǎn)。
(7)不要強(qiáng)迫人們參加討論交流會(huì)。
(8)要考慮到那些也許不屬于交流范圍內(nèi)的人。
3.行業(yè)會(huì)議
行業(yè)會(huì)議一般是由行業(yè)協(xié)會(huì)或者政府主管部門組織舉辦，行業(yè)協(xié)會(huì)會(huì)員或者該行業(yè)有關(guān)企業(yè)參加的會(huì)議。
行業(yè)會(huì)議在策劃上有三個(gè)方面的中心任務(wù)，即會(huì)議的主題、議題和籌備方案。值得注意的是，行業(yè)會(huì)議的籌備方案有一些自己的特點(diǎn)，如有些會(huì)議舉辦時(shí)間、規(guī)模、場(chǎng)所固定，但召開(kāi)方式靈活等。
3.行業(yè)會(huì)議
行業(yè)會(huì)議一般是由行業(yè)協(xié)會(huì)或者政府主管部門組織舉辦，行業(yè)協(xié)會(huì)會(huì)員或者該行業(yè)有關(guān)企業(yè)參加的會(huì)議。
行業(yè)會(huì)議在策劃上有三個(gè)方面的中心任務(wù)，即會(huì)議的主題、議題和籌備方案。值得注意的是，行業(yè)會(huì)議的籌備方案有一些自己的特點(diǎn)，如有些會(huì)議舉辦時(shí)間、規(guī)模、場(chǎng)所固定，但召開(kāi)方式靈活等。
4.產(chǎn)品發(fā)布會(huì)
產(chǎn)品發(fā)布會(huì)是以發(fā)布新產(chǎn)品或者是有關(guān)新產(chǎn)品信息為主要內(nèi)容的會(huì)議活動(dòng)。在發(fā)布形式上可采取新聞發(fā)布會(huì)、記者招待會(huì)、情況通報(bào)會(huì)、記者通氣會(huì)、政策說(shuō)明會(huì)、技術(shù)推介會(huì)、產(chǎn)品推介會(huì)以及成果發(fā)布會(huì)等類型，這些類型在內(nèi)容和形式上常常互相交叉，又各具特點(diǎn)。
產(chǎn)品發(fā)布會(huì)的策劃要點(diǎn)有:
(1)明確目的。
(2)確定口徑和發(fā)布方式。
(3)選擇時(shí)機(jī)。
(4)確定對(duì)象。
(5)發(fā)出邀請(qǐng)和接受報(bào)名。
(6)確定主持人和發(fā)言人。
(7)準(zhǔn)備有關(guān)材料.
(8)布置會(huì)場(chǎng)。
(9)安排翻譯。
(10)收集媒體的報(bào)道.
