良好的財務(wù)管理和預(yù)算控制是籌辦會展最重要的因素之一，如果安排得當不僅將起到增加收益、提高效益的作用，而且，能使管理者了解收入的來源及比例、分析主要的投入項目、確定主要的收入來源。預(yù)算是協(xié)助實現(xiàn)財務(wù)目標的一個工具。可以把預(yù)算看作是一張?zhí)赜械貓D，它能引導(dǎo)公司達到所尋找的目標。為了達到這個目標，會展在制定預(yù)算時必須做到有計劃、有步驟，不斷更新信息。
制定會展活動預(yù)算所考慮的內(nèi)容。
一般說來，制定一份會展預(yù)算至少包括以下幾方面的內(nèi)容。
(1)歷史數(shù)據(jù)。回顧過去的工作，以便制定出相對精確的新預(yù)算。
(2)行政管理費.包括項目共享的費用如工資、獎金和復(fù)印、電話、信函來往、計算機等要支付的費用。
(3)收益。即預(yù)算帶來的收入，包括公司撥款、預(yù)算、注冊費、出售展品和紀念品的收入、贊助等。
(4)固定費用。如印刷和郵寄宣傳資料所需的費用。
(5)可變費用。如餐飲費等。
(6)詳細開列的項目。詳細開列的項目列明預(yù)算中的各個項目。
(7)調(diào)整控制。由于預(yù)算是根據(jù)估計而制定的，因此不一定準確，需要不斷地調(diào)整。
在會展中，為了衡量一個項目的財務(wù)成果，必須設(shè)置一個用于實現(xiàn)既定財務(wù)目標的預(yù)算開支。預(yù)算采用的方式，可視具體情況而定.
